Rental Printer Scanner: Solusi Praktis Tanpa Beli Perangkat

Rental printer scanner bisa menjadi kemudaha bagi perusahaan yang membutuhkan perangkat untuk mencetak sekaligus memindai dokumen tanpa harus membeli mesin baru. Terlebih untuk kantor dengan aktivitas administrasi tinggi, fungsi print dan scan biasanya digunakan hampir setiap hari. Mulai dari mencetak invoice, kontrak, laporan, surat jalan hingga mengubah dokumen fisik menjadi file digital, semuanya dapat dilakukan menggunakan satu perangkat multifungsi. Daripada mengeluarkan budget cukup besar untuk membeli perangkat, perusahaan dapat mempertimbangkan sistem rental agar kebutuhan operasional lebih fleksibel.

Apa Itu Rental Printer Scanner?

Rental printer scanner adalah layanan penyewaan perangkat printer yang sudah dilengkapi fungsi pemindaian dokumen atau scanner. Umumnya perangkat yang digunakan merupakan multifunction printer (MFP) karena memiliki beberapa fungsi sekaligus, seperti:

• Print
• Scan
• Copy
• Fax pada tipe tertentu

Dengan satu perangkat, perusahaan tidak perlu menyediakan printer, scanner, dan mesin fotocopy secara terpisah. Hal ini membuat penggunaan ruang kantor lebih efisien sekaligus mempermudah pengelolaan perangkat.

Kenapa Rental Printer Scanner Lebih Praktis?

Membeli printer memang memberikan kepemilikan penuh terhadap perangkat. Namun, perusahaan juga perlu mempersiapkan biaya pembelian, maintenance hingga penggantian komponen apabila terjadi kerusakan. Sistem rental menawarkan pendekatan berbeda.

1. Tidak Perlu Membeli Perangkat Baru

Salah satu keuntungan utama rental printer scanner adalah perusahaan tidak perlu mengeluarkan biaya besar untuk membeli mesin di awal. Dana perusahaan dapat dialokasikan untuk kebutuhan bisnis lain yang lebih penting. Terutama bagi perusahaan baru, kantor cabang, proyek sementara atau bisnis yang membutuhkan beberapa perangkat sekaligus, rental dapat menjadi pilihan yang lebih fleksibel.

2. Print dan Scan dalam Satu Mesin

Penggunaan printer multifunction membuat aktivitas administrasi menjadi lebih sederhana. Karyawan dapat mencetak dokumen kemudian langsung melakukan scanning menggunakan perangkat yang sama. Dokumen seperti invoice, kontrak, surat penawaran, purchase order maupun dokumen administrasi lainnya dapat lebih mudah diubah menjadi format digital untuk dikirim melalui email atau disimpan sebagai arsip.

3. Mengurangi Beban Maintenance Perangkat

Printer kantor membutuhkan perawatan secara berkala, terutama jika volume cetaknya cukup tinggi. Roller, cartridge, drum, tinta, toner hingga komponen lainnya dapat mengalami penurunan performa setelah digunakan dalam jangka waktu tertentu. Dengan menggunakan layanan rental, kebutuhan maintenance dapat disesuaikan dengan paket layanan dari penyedia sehingga perusahaan tidak perlu menangani semuanya sendiri.

4. Lebih Mudah Menyesuaikan Kebutuhan

Kebutuhan printer setiap perusahaan berbeda. Kantor dengan puluhan karyawan tentu memiliki kebutuhan berbeda dengan perusahaan yang hanya memiliki beberapa pengguna. Ada perusahaan yang lebih banyak mencetak dokumen hitam putih, tetapi ada pula yang membutuhkan printer warna untuk proposal, presentasi atau dokumen marketing. Melalui sistem rental, pemilihan perangkat dapat disesuaikan dengan kebutuhan aktual perusahaan.

Siapa yang Cocok Menggunakan Rental Printer Scanner?

Layanan ini dapat digunakan oleh berbagai jenis perusahaan maupun organisasi.

• Kantor perusahaan: Untuk mencetak laporan, invoice, surat, kontrak hingga memindai berbagai dokumen administrasi.
• Kantor cabang: Perusahaan yang membuka cabang baru dapat menggunakan printer rental tanpa harus langsung melakukan pengadaan aset baru.
• Proyek sementara: Proyek konstruksi, engineering maupun proyek perusahaan yang berjalan beberapa bulan dapat membutuhkan printer selama periode tertentu saja. Rental membantu menyediakan perangkat selama proyek berlangsung tanpa harus membeli unit baru.
• Event dan seminar: Printer scanner juga dapat digunakan untuk kegiatan seminar, conference, pameran hingga corporate event yang membutuhkan proses pencetakan dan digitalisasi dokumen secara cepat.
• Sekolah dan institusi: Kegiatan administrasi sekolah dan institusi membutuhkan banyak proses pencetakan maupun scanning dokumen, mulai dari formulir hingga arsip.

Printer Scanner Seperti Apa yang Sebaiknya Dipilih?

Sebelum melakukan rental, jangan hanya melihat harga sewanya. Perhatikan juga kemampuan perangkat berdasarkan kebutuhan kantor. Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan antara lain:

Untuk aktivitas scanning dalam jumlah banyak, fitur Automatic Document Feeder (ADF) juga penting dipertimbangkan. Dengan ADF, pengguna dapat memasukkan beberapa lembar dokumen sekaligus sehingga tidak harus melakukan scanning halaman satu per satu secara manual.

Kapan Perusahaan Sebaiknya Mulai Rental Printer Scanner?

Rental printer dapat dipertimbangkan ketika printer yang digunakan saat ini mulai sering mengalami kendala atau kebutuhan cetak perusahaan meningkat. Beberapa tanda lainnya adalah:

• jumlah karyawan bertambah
• volume dokumen meningkat
• printer lama mulai sering rusak
• perusahaan membuka kantor baru
• membutuhkan printer untuk proyek
• membutuhkan perangkat hanya dalam periode tertentu
• ingin menggunakan printer multifunction dengan spesifikasi lebih tinggi

Daripada aktivitas pekerjaan terganggu karena perangkat tidak memadai, perusahaan dapat melakukan evaluasi terhadap kebutuhan print dan scan terlebih dahulu.

Solusi Rental Printer Scanner Bersama RajaPrinter

Jika perusahaan Anda membutuhkan perangkat untuk print, scan dan copy, Raja Printer menyediakan pilihan solusi sewa printer yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan operasional bisnis. Tipe perangkat dapat dipertimbangkan berdasarkan jumlah pengguna, perkiraan volume cetak, kebutuhan warna, ukuran kertas hingga fungsi scanning yang diperlukan.

Dengan memilih perangkat yang tepat, perusahaan tidak hanya mendapatkan mesin untuk mencetak dokumen, tetapi juga dapat membangun proses administrasi yang lebih praktis dan efisien. Sedang mencari rental printer scanner untuk kantor, perusahaan atau proyek? Konsultasikan kebutuhan Anda dengan Raja Printer untuk mendapatkan rekomendasi perangkat dan skema rental yang sesuai dengan aktivitas bisnis Anda. WhatsApp: 08998401080 

 

View this post on Instagram

 

A post shared by Sewa Printer – MPS – Ink/Toner (@rajaprinter.id)

FAQ Rental Printer Scanner

Apakah printer rental bisa digunakan untuk scan dokumen?

Bisa, selama perangkat yang dipilih merupakan printer multifunction dengan fitur scanner. Beberapa tipe juga dilengkapi ADF untuk membantu proses scanning banyak halaman.

Apakah printer scanner bisa digunakan oleh beberapa komputer?

Bisa pada perangkat yang mendukung koneksi jaringan. Pengaturan dapat disesuaikan agar beberapa pengguna di kantor dapat mengakses printer dalam satu jaringan.

Apakah tersedia printer yang bisa print, scan, copy sekaligus?

Ya. Perangkat tersebut umumnya disebut multifunction printer atau MFP yang menggabungkan beberapa fungsi dalam satu mesin.

Apakah rental printer cocok untuk kebutuhan jangka panjang?

Bisa. Rental dapat digunakan untuk kebutuhan perusahaan baik dalam periode tertentu maupun penggunaan operasional jangka panjang, tergantung skema layanan yang dipilih.

Bagaimana menentukan printer scanner yang cocok untuk kantor?

Pertimbangkan jumlah pengguna, volume cetak bulanan, ukuran kertas, kebutuhan warna, kecepatan cetak serta jumlah dokumen yang biasa dipindai. Informasi tersebut dapat digunakan untuk memilih spesifikasi printer yang lebih tepat.