Arsip dokumen perusahaan tertata & mudah dicari
Penataan dan pengelolaan arsip dokumen perusahaan: dikelompokkan, diberi label, didaftar dalam indeks, dan disimpan sesuai masa retensinya. Saat dibutuhkan, arsip dicarikan untuk Anda.
Pengelolaan arsip dokumen dari label sampai pencarian
Arsip yang tertata bukan hanya rapi di rak, tetapi juga tercatat, punya masa simpan yang jelas, dan bisa ditemukan saat dibutuhkan.
Penataan & pelabelan
Arsip dikelompokkan dan disimpan dalam box dengan label serta kode yang konsisten.
Box standarDaftar arsip (indexing)
Setiap box dan dokumen tercatat dalam daftar arsip, sehingga lokasinya mudah ditelusuri.
IndeksJadwal retensi
Masa simpan tiap jenis dokumen dicatat, sehingga jelas kapan arsip disimpan, dipindah, atau dimusnahkan.
RetensiPencarian & peminjaman
Butuh dokumen tertentu? Arsip dicarikan berdasarkan indeks dan dipinjamkan saat dibutuhkan.
RetrievalSatu alur dengan layanan lain: arsip bisa sekalian didigitalisasi, dan dokumen yang masa retensinya habis bisa diteruskan ke layanan Pemusnahan Dokumen Raja Printer.
Lihat Digitalisasi Dokumen
Kenapa arsip dokumen perlu ditata?
Arsip yang menumpuk tanpa daftar membuat dokumen penting sulit ditemukan dan masa simpannya tidak terkontrol. Penataan arsip dokumen mengubah gudang berkas menjadi sistem.
- Dokumen cepat ditemukanDaftar arsip menunjukkan box dan lokasi setiap dokumen.
- Masa simpan terkontrolJadwal retensi menunjukkan dokumen mana yang masih wajib disimpan dan mana yang sudah selesai masa simpannya.
- Ruang arsip lebih efisienArsip yang masa retensinya habis bisa diteruskan ke layanan Pemusnahan Dokumen, sehingga rak tidak terus penuh.
- Siap didigitalisasiArsip yang sudah tertata dan terindeks lebih mudah dialihmediakan lewat layanan Digitalisasi Dokumen.
Alur penataan arsip dokumen yang tercatat
Mulai dari perjanjian kerahasiaan sampai arsip siap dicari, setiap tahap terdokumentasi.
- LANGKAH 01
Konsultasi & NDA
Kami pelajari jenis dan volume arsip serta bentuk indeks yang Anda butuhkan. Perjanjian kerahasiaan ditandatangani sebelum pekerjaan dimulai.
- LANGKAH 02
Pemilahan & pelabelan
Arsip dikelompokkan, dimasukkan ke box standar, dan diberi label serta kode. Serah terima dokumen tercatat dalam berita acara.
- LANGKAH 03
Indeks & jadwal retensi
Daftar arsip disusun dalam Excel, aplikasi arsip digital, atau label fisik, lengkap dengan jadwal retensi tiap jenis dokumen.
- LANGKAH 04
Pencarian & tindak lanjut
Arsip dicarikan dan dipinjamkan saat dibutuhkan. Bila perlu, arsip didigitalisasi atau dimusnahkan setelah masa retensinya habis.
Arsip rahasia tetap terjaga
Arsip perusahaan berisi kontrak, data karyawan, dan dokumen keuangan. Karena itu pengelolaannya dilindungi perjanjian dan setiap perpindahan dokumen tercatat.
NDA
Perjanjian kerahasiaan tertulis ditandatangani sebelum arsip ditangani.
Berita acara serah terima
Setiap serah terima dan peminjaman arsip tercatat dalam berita acara.
Box & label standar
Box dan label dengan kode yang konsisten, sesuai daftar arsip.
Pemusnahan saat retensi habis
Arsip yang masa simpannya selesai bisa diteruskan ke layanan Pemusnahan Dokumen.
Indeks arsip dokumen sesuai cara kerja Anda
Pilih bentuk daftar arsip yang paling mudah dipakai tim Anda.
Dipercaya perusahaan di sektor perbankan, asuransi, logistik & pemerintahan
Good Logistic
Tanya jawab arsip dokumen
Tim kami siap menjawab lewat WhatsApp, 24 jam setiap hari.
Tanya via WhatsApp01Apa itu layanan Arsip & Indexing Raja Printer?
02Apa itu jadwal retensi arsip?
03Dalam bentuk apa daftar arsip diserahkan?
04Bagaimana jika kami membutuhkan dokumen tertentu?
05Bagaimana kerahasiaan arsip dijaga?
06Apakah arsip bisa sekalian didigitalisasi?
07Apa yang terjadi pada arsip yang masa retensinya habis?
08Berapa biaya layanan arsip dokumen?
09Apakah bisa konsultasi dulu sebelum memutuskan?
Siap menata arsip perusahaan?
Ceritakan jenis dan perkiraan volume arsip Anda. Tim kami menyiapkan rekomendasi penataan, indeks, dan penawaran.